Tietosuojaseloste

Joulupolku ry kunnioittaa jäsenten, yhteistyökumppanien ja verkkopalvelun käyttäjien yksityisyyttä. Huolehdimme siitä, että henkilötietoja käsitellään aina tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.12.2018.

Kuka tietojasi käsittelee?

Rekisterinpitäjä:

Joulupolku ry
seurasaarenjoulupolkury@gmail.com

Yhteyshenkilö:

Elina Koskipahta
+358 40 551 2543, elina.koskipahta@gmail.com

Kenen tietoja käsittelemme ja miksi?

Joulupolku ry saa käsittelemänsä henkilötiedot rekisteröityjen suostumuksella heiltä itseltään yhdistyksen jäseneksi liittymisen, yhteistyösopimuksen tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

Rekisteriin voidaan kerätä tietoja yhdistyksen jäsenistä ja entisistä jäsenistä, Seurasaaren joulupolku -tapahtuman sponsoreista, tukijoista tai heidän edustajistaan, tapahtumapisteiden toteuttajista sekä verkkosivuston käyttäjistä.

Käsittelemme ainoastaan niitä tietoja, joita henkilö meille itse antaa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, työnantaja ja ip-osoite.

Käsittelyn tarkoitus

Käytämme henkilötietoja jäsensuhteiden hoitamiseen, päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallintaan henkilötietojärjestelmässä, yhteydenpitoon tapahtuman sidosryhmien kanssa sekä tapahtuman markkinointiin. Tietoja voidaan myös hyödyntää käyttäjien ja palvelun analysointiin esimerkiksi verkkopalvelun laadun parantamiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa henkilön antamaan suostumukseen, sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun markkinoida ja kehittää palveluaan.

Tietojen voimassaolo

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin yhdistyksen jäsenyys tai yhteistyö Seurasaaren joulupolku -tapahtuman tiimoilta on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin ne rekisteröidyltä saamme ja niitä päivitetään rekisteröidyn oman ilmoituksen mukaan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, esimerkiksi mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia.

Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä. Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjoajalta (esim. sopimuksesta tai käyttöehdoista) kuinka kauan palveluntarjoaja säilyttää poistettuja tietoja varmuuskopioissa.

Kuka muu käsittelee tietojasi?

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneillemme jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille teknisen järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Varmistamme aina, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin yhdistyksen ulkopuolelle. Voimme kuitenkin luovuttaa tietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla viranomaisten pyyntöjen noudattamiseksi.

Hyödynnämme toiminnassamme säännöllisesti muun muassa seuraavia palveluita: 

  • Trello
  • Google Analytics
  • Instagram
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Yhdistysavain

Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle

Valitsemme tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset aina kun mahdollista. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. 

Jotkin käyttämistämme palveluntarjoajista saattavat kuitenkin varmuuskopioida tietoja tai sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa varsinaiset palvelimet menevät epäkuntoon.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

Edellytämme, että palveluntarjoajamme ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan, jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Lisätietoa sitä koskevista periaatteista löydät täältä​​​​​​​.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Olemme toteuttaneet tarpeelliset tekniset ja käytännölliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta tai luovuttamiselta.

Olemme rajanneet rekisteriin ja järjestelmiimme pääsyn henkilöihin, jotka tarvitsevat sitä työnsä suorittamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Evästeet

Evästeet ovat tekstitiedostoja, joita sivusto lähettää ja tallentaa käyttäjän tietokoneelle tämän vieraillessa Joulupolun sivustolla. Hyödynnämme evästeitä ja evästeiden kaltaisia menetelmiä palveluiden toiminnallisuuden tarjoamiseksi sekä niiden laadun kehittämiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi.

Käyttäjä hyväksyy evästeiden käytön hyväksymällä evästeiden käytön internet-selaimen asetuksissa. Käyttäjällä on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö selaimen asetuksia muuttamalla, mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluiden käyttökokemukseen.

Käyttäjän oikeudet

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelystä, oikeus pyytää niiden rajoittamista tai poistamista sekä oikeus saada itsestäsi kerätyt tiedot nähtäväksi alla määritellyillä tavoilla.

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Joulupolku ry:n oikeutettu etu.

Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Teemme verkkomainontaa palveluissa, kuten Facebook tai Instagram, mutta emme koskaan luovuta henkilötietojasi näille yhtiöille suoramarkkinointiin, vaan kohdennus perustuu evästeisiin.

Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen palvelun suorittamiseksi, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteydenotot

Pyynnöt rekisteröidyn oikeuksiin liittyvistä toimenpiteistä sekä kysymykset tästä tietosuojaselosteesta voi tehdä osoitteeseen seurasaarenjoulupolkury@gmail.com tai rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle Elina Koskipahdalle elina.koskipahta@gmail.com.

Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.